réunion du 19 avril 2011
COMPTE-RENDU
REUNION DU 19 avril 2011
ORDRE DU JOUR :
Kermesse
EXCUSES :
Hubert L’HARIDON, David FLEURY, Françoise LOUEDEC, Vanessa DIREUR, Florence CREIS, Métig RIOU, Anne AUFFRET, Katell LE FLOC’H Séverine LANGON-PRIGENT, Didier DENIEL, Gaëlle OLLIVIER, Gisèle POCHARD
Cette réunion de préparation de la kermesse était ouverte à tous les parents souhaitant s’informer sur l’organisation et le déroulement de la kermesse. A ce titre, Sébastien RIOUALL, Eric GOUENNOU, Marjorie GERARD, Marie-Laure RIVIERE, Jean-Matthieu CLOÎTRE et Alain LELEUX étaient présents.
1/ Tombola
Claire RICHIER présente la tombola de cette année. Il s’agit d’une tombola double chance (une chance au tirage, une chance au grattage) acheté auprès d’Initiatives, et comprenant déjà les lots.
Les carnets sont composés de 5 tickets vendus au prix unitaire de 2 €. Les famille ayant 1 enfant scolarisé recevront 1 carnet de 5 tickets, et les familles ayant 2 enfants et plus scolarisés recevront 2 carnets de 5 tickets.
Afin de ne pas inciter les enfants à gratter les tickets dès leur remise par les enseignants, les carnets seront distribués dans l’enveloppe-tirelire prévue pour la tombola. Cette enveloppe comporte le nom de l’enfant et les numéros des tickets qui lui ont été remis. Une liste des tickets a également été établie afin de suivre le retour des tickets. Un mot d’explication sera agrafé sur l’enveloppe.
Lors de la remise des tickets, les enseignants rappelleront aux enfants les principes de cette tombola.
Sur l’ensemble des tickets commandés, il reste 14 carnets, qui seront distribués sur demande des enfants.
Le tirage au sort de la tombola est prévu à 17 heures.
Les tickets seront à rapporter le lundi 9 mai. Mélanie LE GALL se charge de les récupérer.
Les lots gagnés au grattage et au tirage seront retirés le jour de la kermesse auprès d'un stand installé près de la sono sous le préau.
2/ Stands
Mélanie LE GALL précise que le stand Glaces ne pourra pas être mis en place, dans la mesure où le congélateur ne sera pas prêté cette année.
S’agissant du stand crêpes, Christelle CABON demande à avoir accès à la cantine dès le samedi, la pâte à crêpe nous étant livrée le samedi matin. Elle demande également à ce qu’une partie des crêpes soient faites le samedi après-midi.
Pour le stand buvette, Alain LELEUX demande à ce qu’il soit prévu plus de monnaie et qu’une personne passe plusieurs fois dans l’après-midi pour récupérer une partie de la caisse. Il demande également que soit prévue une solution pour que les boissons soient fraîches. Les membres proposent de mettre des bouteilles d’eau au congélateur pour servir le jour de la kermesse à maintenir les boissons au frais. Il sera également nécessaire de prévoir un stock plus important que l’année dernière (de plus la kermesse se déroulant un dimanche, il ne sera pas possible de se réapprovisionner en cours de journée). Il faudra également voir avec ma cave les modalités de retour de la buvette.
Un point est fait sur les inscriptions des bénévoles aux différents stands. Pour certains stands comme le parasol, le bric à brac ou les gâteaux, il manque quelques personnes.
Pour le stand gâteau, Mélanie LE GALL apportera un percolateur.
3/ Installation
Claire RICHIER précise que les barrières seront livrées par la commune le vendredi soir. L’estrade sera, quant à elle, à récupérer par nous.
Les tables et les barnums seront à aller chercher à l’école du champ de foire le samedi soir. Eric GOUENNOU et Dorine NAUD proposent leurs fourgons pour les transporter.
Les barrières seront installées le samedi soir à partir de 17h30, ainsi que les structures des barnums.
Les stands seront mis en place le dimanche matin. Le rendez-vous est fixé à 9 heures. Le démontage se fera dimanche soir. Le barnum sera à retourner à Plougastand le lundi soir, vers 18 heures. Eric GOUENNOU se propose pour les ramener.
La réunion se clôture, tous les sujets ayant été abordés.
PROCHAINE REUNION :
Le jeudi 12 mai 2011 à 20H30.